La solution "clé en main" pour maîtriser le cycle de vie de vos biens : vers une comptabilité à valeur probante

Présentation

La valeur probante de la comptabilité résulte de la concordance entre les immobilisations figurant au bilan et les existants réels. Elle est essentiellement assurée par des procédures permettant de suivre les acquisitions et les retraits d’immobilisations et d’obtenir constamment cette concordance, qui doit être réalisée en quantité et en valeur.

La connaissance et la maîtrise des actifs immobilisés constituent un enjeu majeur pour les entreprises soumises à l'obligation de présenter des comptes "fidèles et sincères" (sociétés cotées, filiales de sociétés américaines, SA, SAS et certaines SARL...), mais également pour les organismes publics ayant en charge la bonne gestion du Patrimoine de l'Etat (actifs mobiliers et immobiliers, oeuvres d'art, parc informatique, transport,....) et qui doivent fournir un rapport détaillé et précis, au moins une fois tous les deux ans, à la Cour des Comptes (ou la CRCC).

Il n'est donc pas étonnant que les principales motivations relevées en matière de gestion des actifs immobilisés soient les suivantes :

• Se conformer aux procédures groupes dans le cadre d’audits internes et aux règlementations nationales et internationales (IAS/IFRS, SOX, LSF, NRE,…pour le secteur privé, et la comptabilité M14, circulaires M21, M51 et surtout M71 pour les collectivités) ;
• Fiabiliser les données comptables de l’entreprise ;
• Pérenniser et optimiser la gestion physique des biens immobilisés.

AddenDa Software est la première société à proposer une offre d'inventaire "clé en main" comprenant l'externalisation complète d'une chaîne de valeur "sécurisée" de la gestion des actifs d'une entreprise ou d'une organisation, via :

• la prestation d'inventaire physique des immobilisations (via étiquettes et des terminaux lecteurs de codes à barres ou de tags RFID, selon l'option technique retenue),
• la location (ou l'achat) par le client du logiciel BALparc et/ou BALimmo, logiciels éprouvés et reconnus par la profession (car ils ont su évoluer durant plus de 20 années en apportant des réponses techniques et fonctionnelles intuitives aux complexités engendrées par la mondialisation de l'économie et des échanges),
• le déversement et le rapprochement comptable des immobilisations constatées,
• la saisie manuelle des factures et autres documents liés aux biens,
• un rapport de fin de mission décrivant les processus enregistrés, opposable à l'auditeur, au contrôleur interne ou au Commissaire aux Comptes.

AddenService est un contrat "lissé" sur 3 ans, les deux années suivantes étant consacrées au contrôle d'inventaire, soit la saisie et l'inventaire physique de nouvelles immobilisations, afin de garantir en permanence la fiabilité de la valorisation du haut de bilan.

Process

AddenService est un contrat articulé en plusieurs étapes:

Inventaire initial > Rapprochement comptable > Exploitation des logiciels > Contrôle d’inventaire

Des spécialistes

Le contrat AddenService vous fait bénéficier de l’expertise et du savoir faire de professionnels de l’inventaire physique et des immobilisations.

Cette offre comprend :

• La réalisation de l’inventaire physique des immobilisations :
  > identification code barres
  > inventoristes

• Le rapprochement entre l’inventaire physique et les immobilisations comptables

• La mise en place du logiciel BALparc

• La mise en place du logiciel BALimmo ou l’interface avec votre logiciel d’immobilisations

• La délégation du personnel chargé de mettre à jour les immobilisations :
  > création
  > modification
  >  suppression

• Le contrôle annuel de l’inventaire des immobilisations

Offre informatique

Cette offre comprend le module BALscan qui capte automatiquement la configuration hard et soft des micro-ordinateurs.

Il signale au gestionnaire du parc toutes les modifications survenues.

Il vérifie l’adéquation entre le nombre de logiciels installés et les licences acquises.

Reprise des données

• Importation de votre fichier d’immobilisations

• Reprise de la valeur résiduelle

• Rapprochement avec l’inventaire physique des immobilisations

Consultation

La mise à disposition des logiciels BALparc et BALimmo permet une consultation rapide et fiable de l’ensemble du patrimoine de la société :

• Tableaux d’amortissements

• Dotations aux amortissements

• Écritures comptables

• États 2054 et 2055

• Inventaire des biens immobilisés loués et passés en charges

• Liste des cessions

• Dotations à 5 ans

• Biens soumis aux taxes foncière, carbone, …

Avantages

• Coût échelonné sur 3 ans

• Utilisation d’outils fiables et performants :
  >étiquettes code barres
  > terminaux portables de saisies
  > base de données (Oracle, SQLserver)

• Personnel spécialisé dans la gestion des biens

• Gestion de tous types de biens :  immobilier /  informatique / mobilier / véhicules, ...

• Consultations à tout moment de l’évolution de votre parc

• Ordinateur, base de données et logiciels installés dans vos locaux

• Affranchissement de nombreux problèmes liés à l’informatique :
  > formation du personnel,
  > administration de la base de données

• Remise de rapports annuels sur les immobilisations physiques et comptables.

• Connaissance précise du coût de gestion de votre parc immobilisé

• Suivi des biens sous contrats

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